Nếu bạn làm việc trên máy Mac và muốn tận dụng tối đa Office, bạn đã đến đúng nơi: Tôi cung cấp hướng dẫn thực tế, trực tiếp với mọi thứ bạn cần để quyết định giữa Microsoft 365, Office phiên bản vĩnh viễn hoặc tùy chọn miễn phí trong trình duyệt, cùng một số thủ thuật và giải pháp thay thế cho Outlook nếu bạn có ngân sách hạn hẹp.
Ngoài việc cài đặt và mở Word, Excel hoặc PowerPoint, bạn có thể làm nhiều việc để tăng hiệu quả và sự tiện lợi trên macOS và tận dụng lợi thế của chế độ tối của macOS. Từ Sử dụng phiên bản web miễn phí với tài khoản Microsoft của bạn Từ việc thiết lập quyền riêng tư trong Outlook đến lưu trữ Copilot và OneDrive, sau đây là tổng quan đầy đủ và mới nhất, được giải thích theo cách thân thiện.
Cách chọn cách tốt nhất để sử dụng Office trên máy Mac của bạn
Bước đầu tiên là quyết định xem bạn muốn trả tiền một lần hay trả theo đăng ký (hãy nghĩ xem bạn có cần cập nhật hệ thống máy Mac của bạn). Với Office for Mac theo giấy phép vĩnh viễn (phiên bản Nhà và Học sinh 2024) bạn trả một lần và thế là hết; với Microsoft 365, bạn trả hàng năm và nhận được nhiều ưu đãi hơn, chẳng hạn như cập nhật liên tục và tích hợp CopilotBạn cũng có tùy chọn miễn phí thông qua trình duyệt, lý tưởng nếu bạn thỉnh thoảng chỉnh sửa tài liệu.
Nếu bạn đang sử dụng máy Mac cũ hơn hoặc đang đổi máy tính, bạn có thể có những thắc mắc (ví dụ: có nên tận dụng ưu đãi giảm giá cho Office 2021 so với Office 2024). Nói chung, phiên bản mới nhất trong giấy phép vĩnh viễn được khuyến nghị nếu bạn chọn thanh toán một lần, trong khi Microsoft 365 có ý nghĩa nếu bạn muốn các tính năng và ứng dụng mới nhất trên nhiều thiết bị. Hãy ghi nhớ hỗ trợ cho các phiên bản macOS cũ hơn.
Một mẹo thực tế: luôn mua và tải xuống từ trang web chính thức của Microsoft để tránh sự không tương thích trong tương lai và các vấn đề kích hoạt; theo cách này, bạn liên kết giấy phép với tài khoản của mình và có thể kích hoạt lại mà không gặp bất kỳ rắc rối nào nếu sau này bạn đổi máy Mac.
Microsoft 365: Hơn cả Office, với Copilot và 1 TB OneDrive
Gói Microsoft 365 cung cấp đầy đủ các ứng dụng Office trên máy Mac và các thiết bị khác của bạn (chẳng hạn như iPhone hoặc iPad, Với hỗ trợ cho tài khoản iCloud và Yahoo), lưu trữ 1 TB trên OneDrive và tất cả các cải tiến mới ngay khi chúng được phát hành, bao gồm tích hợp AI Copilot. Nếu bạn sử dụng Office hàng ngày, gói đăng ký chắc chắn là lựa chọn toàn diện nhất.
Ngoài ra, hệ sinh thái 365 đã được tăng cường với các luồng được thiết kế cho mục đích sử dụng hàng ngày: bạn có thể Tìm kiếm và chỉnh sửa tệp, quét tài liệu và tạo nội dung khi đang di chuyển trong một ứng dụng duy nhất. Công ty đã bổ sung các tính năng mới như Trò chuyện phi công phụ, các tác nhân chuyên biệt và các ứng dụng chuyên dụng để tăng năng suất.
Nếu bạn muốn tiến xa hơn một bước, hãy xem qua các đề xuất của ngôi nhà: Giới thiệu về Trò chuyện Microsoft 365 Copilot, “Analyst Agent” trong Microsoft 365 Copilot và tùy chọn Tải xuống ứng dụng Microsoft 365 Copilot để cải thiện quy trình làm việc của bạn từ macOS.
Office miễn phí trên máy Mac: Sử dụng phiên bản web với tài khoản của bạn
Nếu ngân sách của bạn eo hẹp, có một giải pháp thay thế rất khả thi: Office miễn phí trên trình duyệt. Truy cập Office.com và đăng nhập bằng tài khoản Microsoft của bạn (bạn có thể tạo một tài khoản miễn phí) và làm việc với các phiên bản trực tuyến của Word, Excel và PowerPointTài liệu được lưu vào OneDrive và bạn có thể tải lên, chỉnh sửa và tải xuống tệp từ máy Mac của mình.
Ví dụ thực tế: Ai đó gửi cho bạn một bảng tính Excel qua email. Tải xuống máy Mac của bạn, truy cập office.com, tải lên, chỉnh sửa và tải xuống lại để gửi lại. Bạn sẽ không có tất cả các tính năng nâng cao của máy tính để bàn, nhưng đây là một giải pháp rất hữu ích cho chỉnh sửa nhanh hoặc công việc một lần.
Giấy phép vĩnh viễn: Office Home & Student 2024 cho Mac
Nếu bạn muốn thanh toán một lần, Microsoft vẫn duy trì phương thức mua hàng truyền thống: Office 2024 dành cho gia đình và sinh viên dành cho máy Mac. Chỉ cần thanh toán một lần, bạn sẽ có bộ phần mềm trên máy tính mà không mất phí. Bộ phần mềm được liên kết với tài khoản Microsoft của bạn, vì vậy nếu bạn thay đổi máy Mac, bạn có thể kích hoạt lại bằng cách đăng nhập.
Đổi lại bạn sẽ mất gì? Các ứng dụng bị đóng băng trong phiên bản đó: các tính năng mới (ví dụ: cải tiến AI hoặc thay đổi thiết kế) sẽ không được đưa vào bản phát hành vĩnh viễn. Đó là một quyết định sáng suốt nếu bạn đang tìm kiếm sự ổn định và sử dụng cơ bản trong nhiều năm không phải trả phí gia hạn.
Các lựa chọn thay thế miễn phí có thể cài đặt trên macOS
Nếu Office 365 quá đắt đối với bạn và bạn cần các ứng dụng cài đặt tương tự, thì có một số lựa chọn thú vị. FreeOffice Đây là bộ phần mềm miễn phí có giao diện giống Office và khả năng tương thích định dạng tốt. Văn phòng duy nhất Đây là một giải pháp thay thế hoàn chỉnh khác đáng để thử trên Mac nếu bạn muốn tạo và chỉnh sửa tài liệu, bảng tính và bài thuyết trình miễn phí.
Giảm giá, giáo dục và các trường hợp cụ thể
Bạn có thể có quyền truy cập vào các ưu đãi đặc biệt (ví dụ, giảm giá như những ưu đãi đôi khi được thấy cho Văn phòng 2021 (thông qua các lợi ích của công ty). Tuy nhiên, hãy cân nhắc xem liệu nó có đáng giá so với Office 2024 hay Microsoft 365 hay không dựa trên nhu cầu của bạn và thời gian bạn sẽ sử dụng nó trên máy Mac mới.
Trong lĩnh vực học thuật, Office 365 Education được thiết kế cho lớp học và giúp sinh viên phát triển các kỹ năng với Outlook, Word, PowerPoint, Access hoặc OneNoteNếu bạn là sinh viên hoặc giáo viên, hãy tìm hiểu thông tin vì đây là cách thú vị để làm việc với bộ phần mềm này. miễn phí hoặc có điều kiện thuận lợi.
Đầu tiên là đầu tiên: quyền riêng tư và quảng cáo trên web
Khi duyệt các trang web như LinkedIn hoặc chính Microsoft, bạn sẽ thấy các thông báo về cookie cần thiết và tùy chọn nhằm bảo vệ, phân tích và cải thiện các dịch vụ và hiển thị quảng cáo có liên quan (bao gồm quảng cáo việc làm và chuyên môn). Bạn có thể chấp nhận hoặc từ chối cookie không cần thiết và thay đổi tùy chọn của mình từ phần cài đặt bất cứ khi nào bạn muốn.
Nếu bạn từng truy cập trang web của Microsoft và thấy các cảnh báo kỹ thuật (ví dụ: User-Agent có vẻ tự động), truy cập bằng trình duyệt và cấu hình chuẩn để tránh bị chặn và sử dụng tìm kiếm chính thức để tải xuống ứng dụng một cách an toàn và không có sự cố (lỗ hổng macOS thông qua Office).
Outlook trên máy Mac: 27 thủ thuật và cài đặt giúp tăng năng suất làm việc
Outlook không chỉ là email: nó tích hợp lịch, tác vụ, ghi chú, RSS và tích hợp sâu với các ứng dụng khác của Office. Dưới đây là 27 mẹo và thủ thuật quan trọng (từ cơ bản đến nâng cao) để tận dụng tối đa macOS.
- Phản hồi tự động Khi đi nghỉ hoặc vắng mặt: Đặt thời gian gửi tin nhắn cụ thể hoặc vô thời hạn khi bạn không thể trả lời.
- Đi đến Lưu Trữ > Tùy chọn > Phản hồi tự động.
- Activa Gửi phản hồi tự động và nếu muốn, hãy xác định phạm vi ngày.
- Viết tin nhắn theo định dạng bạn muốn và lưu lại thay đổi.
- Làm cho tin nhắn của bạn nổi bật với @đề cập: Nhập @ theo sau là tên trong nội dung email để làm nổi bật email đó đối với những người nhận được đề cập.
- Hoa Kỳ @tên trong văn bản; Outlook sẽ đề xuất các liên hệ để tự động hoàn thành.
- Email có nhắc đến bạn sẽ được đánh dấu trong hộp thư đến của bạn.
- Đừng quên phiên bản web miễn phí của Outlook: như một tiện ích bổ sung, bạn có thể sử dụng Outlook.com để quản lý thư cơ bản miễn phí.
- Sáng tạo chữ ký khác nhau và chọn những cái nào sẽ áp dụng cho tin nhắn mới và những cái nào sẽ trả lời.
- Tệp > Tùy chọn > Thư > Công ty.
- Xác định các chữ ký khác nhau và chỉ định cách sử dụng chúng theo tài khoản và loại tin nhắn.
- Tối đa hóa quyền riêng tư bằng cách vô hiệu hóa một số trải nghiệm kết nối: Bạn có thể giới hạn dữ liệu gửi đến Microsoft nếu bạn không cần các tính năng như nhập liệu bằng giọng nói hoặc nhập liệu trực tuyến.
- Tệp > Tùy chọn > Chung > Những thiết lập riêng tư.
- Bỏ chọn những gì bạn không muốn chia sẻ sau khi xem xét những tính năng mà nó ảnh hưởng.
- Tận dụng lợi thế của Nhiệm vụ và Ghi chúOutlook đồng bộ hóa các tác vụ với Microsoft To Do, cho phép bạn sắp xếp công việc mà không cần rời khỏi ứng dụng.
- Từ thanh dưới cùng chuyển đổi giữa Thư, Lịch, Tareas và Ghi chú.
- Sắp xếp lại các biểu tượng trong Tùy chọn điều hướng (menu ba điểm).
- Sử dụng Outlook như một trình đọc RSS: tập trung tin tức và cập nhật từ các trang web yêu thích của bạn vào chính ứng dụng khách.
- Chèn danh sách, lịch và tài liệu Office vào email của bạn: chia sẻ Các mục Outlook hoặc đính kèm các tệp Word, Excel hoặc PowerPoint từ đám mây.
- Trong một email mới, hãy đi tới Chèn > Mục Outlook.
- Đối với các tệp đính kèm, Chèn > Đính kèm tệp (từ OneDrive).
- Đặt hàng với thư mục tùy chỉnh và mục yêu thích; kéo email để sắp xếp chúng dễ dàng.
- Nhấp chuột phải vào bảng điều khiển bên trái > Thư mục mới.
- Thêm vào mục yêu thích và di chuyển tin nhắn bằng cách kéo chuột.
- Xóa bằng một nét bút Làm sạch thư mục: Xóa tất cả tin nhắn trong một thư mục như Hộp thư đến, Đã gửi hoặc Thư nháp.
- Sáng tạo tìm kiếm thư mục cho các truy vấn định kỳ và tránh lặp lại các bộ lọc nhiều lần.
- Mặt bích Thư mục > Thư mục tìm kiếm mới.
- Chọn một mẫu hoặc tạo một mẫu cá nhân hóa với điều kiện của bạn.
- Ủy quyền truy cập vào tài khoản của bạn: hữu ích trong môi trường chuyên nghiệp khi có người khác quản lý email và lịch của bạn.
- Tập tin > Cài đặt tài khoản > Ủy quyền truy cập.
- Điều chỉnh quyền (mặc định là lịch và tác vụ; bạn có thể mở rộng chúng).
- Người đại diện phải sử dụng cùng một phiên bản triển vọng hơn bạn
- Đồng bộ hóa của bạn Lịch Google (hoặc Apple) để xem trong Outlook bằng cách sử dụng liên kết chia sẻ.
- Trong Lịch Google, hãy tạo liên kết để chia sẻ (công chúng hoặc bất kỳ ai chơi).
- Trong Lịch Outlook: Thêm lịch > Từ Internet > dán URL.
- Tự động hóa các bước với các bước nhanh chóng và gán cho họ một phím tắt để thực hiện các hành động lặp lại.
- Trong Trang chủ > các bước nhanh chóng > Tạo mới.
- Chọn biểu tượng, tên và hành động; chỉ định một đường tắt ở cuối
- Tinh chỉnh bộ lọc thư rác tạo danh sách đen người gửi/tên miền hoặc danh sách trắng đáng tin cậy.
- Nhấp chuột phải vào email > Thư rác > tùy chọn.
- Thêm người gửi vào khóa hoặc gửi đến người gửi an toàn.
- Kích hoạt truy tìm các email quan trọng và nhận lời nhắc vào ngày bạn quyết định.
- Nhấp chuột phải vào tin nhắn > Theo dõi.
- Nếu bạn cần thứ gì đó chính xác hơn, hãy sử dụng Thêm thông báo và đặt dấu ngày và giờ.
- Sáng tạo quy tắc Các công cụ mạnh mẽ để tự động hóa hộp thư đến của bạn: di chuyển email theo người gửi, trả lời, nhãn, v.v.
- Tập tin > Quản lý quy tắc và cảnh báo > Quy tắc mới.
- Xác định các điều kiện, điều kiện phụ và hành động; dành thời gian để tinh chỉnh chúng.
- Tùy chỉnh Tùy chọn và thanh truy cập nhanh để chỉ những gì bạn sử dụng mới xuất hiện.
- Tệp > Tùy chọn > Tuy Biên ruy-băng y Thanh công cụ truy cập nhanh.
- Kích hoạt/hủy kích hoạt các lệnh và sắp xếp lại chúng theo ý muốn.
- Tạo Outlook đọc to email của bạn: hoàn hảo để kiểm tra trong khi làm việc khác.
- Trên tab Trang chủ, nhấp vào Đọc to để bắt đầu câu chuyện.
- Đọc chính tả tin nhắn của bạn với Chính tả: Nói và nhập Outlook, nhớ phát âm “dấu chấm” hoặc “dấu phẩy”.
- Trong một tin nhắn mới, hãy nhấn tab thông điệp > Ra lệnh (đặt ngôn ngữ trên mũi tên).
- Vô hiệu hóa việc gửi tự động đọc biên nhận nếu bạn không muốn chia sẻ chúng.
- Tệp > Tùy chọn > Thư > phần Theo dõi.
- Chọn luôn hỏi, gửi chúng hoặc vô hiệu hóa chúng.
- Điều chỉnh Múi giờ trên lịch, thậm chí nhiều lịch cùng một lúc, nếu bạn thường xuyên đi du lịch.
- Tệp > Tùy chọn > Lịch > Múi giờ.
- Hình email của bạn và thêm chữ ký số để đảm bảo tính xác thực và bảo vệ nội dung cũng như tệp đính kèm.
- Tệp > Tùy chọn > Trung tâm Tin tưởng > Cài đặt > Bảo mật email.
- Kích hoạt mã hóa và chữ ký số và cấu hình chứng chỉ nếu có.
- Lên lịch vận chuyển với Giao hàng chậm trễ: viết bây giờ và xuất bản sau.
- Trong một email mới, hãy nhấn vào tab tùy chọn > Trì hoãn giao hàng.
- Nhãn hiệu Không giao hàng trước và thiết lập ngày và giờ.
- Xuất email sang PDF sử dụng máy in ảo “Microsoft Print to PDF”.
- Với email mở ra, nhấn Ctrl + P (hoặc phiên bản Mac tương đương) và chọn máy in đó.
- Lưu vào thư mục bạn muốn chia sẻ hoặc lưu trữ.
- Tiết kiệm thời gian với văn bản tự động: Lưu các khối văn bản và dán chúng chỉ bằng một cú nhấp chuột khi bạn đang viết.
- Nhập văn bản, chọn nó và đi đến Chèn > Văn bản > Yếu tố nhanh > Văn bản tự động.
- Lưu lại để sử dụng lại trong các email sau.
- Làm một sao lưu dữ liệu Outlook của bạn vào một tệp cục bộ để đảm bảo an toàn.
- Tập tin > Mở và xuất > Nhập khẩu hoặc xuất khẩu > Xuất thành tập tin.
- Chọn Tệp dữ liệu Outlook (.pst), chọn thư mục và lưu.
Khuyến nghị cuối cùng nhỏ nhưng tuyệt vời
Nếu bạn đang di chuyển giữa các phiên bản (ví dụ, đánh giá mức giảm giá từ phiên bản trước là Văn phòng 2021), hãy kiểm tra khả năng tương thích, hỗ trợ và xem bạn có cần các tính năng gần đây mà nó bao gồm không Office 2024 hoặc Microsoft 365Bằng cách này, bạn sẽ tránh được những bất ngờ trong ngắn hạn và trung hạn.
Nếu bạn chỉ thỉnh thoảng chỉnh sửa tài liệu, tùy chọn trực tuyến rất tiện lợi và miễn phí, trong khi nếu bạn làm việc hàng ngày, hệ sinh thái 365 sẽ đền bù cho bạn. Ứng dụng đầy đủ, Copilot và 1 TB cho các tập tin của bạn. Và nếu bạn đang tìm kiếm sự ổn định mà không cần đăng ký, thì giấy phép vĩnh viễn vẫn là một lựa chọn an toàn.
Sau khi xem xét tất cả các tùy chọn và thủ thuật, điều quan trọng là phải điều chỉnh lựa chọn của bạn cho phù hợp với mục đích sử dụng thực tế: trang web miễn phí cho nhu cầu cụ thể, giấy phép vĩnh viễn nếu bạn không ngại từ bỏ các tính năng mới và Microsoft 365 khi bạn muốn có gói hoàn chỉnh với năng suất đa thiết bị, Copilot và lưu trữ đám mây, cùng với cài đặt Outlook để làm việc nhanh hơn và kiểm soát tốt hơn.
