Nếu bạn làm việc trên máy Mac và muốn quản lý tài chính một cách trơn tru, QuickBooks Desktop cho Mac và QuickBooks Online là hai lựa chọn mạnh mẽ để quản lý kế toán doanh nghiệp của bạn. Hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn, một cách rõ ràng và thiết thực, cách cài đặt, cấu hình và sử dụng QuickBooks trên máy tính Apple, cũng như cách gỡ cài đặt và cài đặt lại thủ công nếu cần. Mục tiêu là giúp bạn có khởi đầu tốt và tránh mọi bất ngờ với dữ liệu của bạn..
Mặc dù trọng tâm là macOS, chúng tôi cũng đưa vào các bước tương đương cho Windows xuất hiện trong tài liệu gốc, vì nhiều người làm việc với cả hai hệ thống tại văn phòng hoặc từ xa. Chúng tôi không bỏ sót bất cứ điều gì: yêu cầu, cài đặt, kích hoạt, bảo trì và các giải pháp thay thế đám mây.
QuickBooks Desktop là gì và tại sao bạn nên quan tâm đến nó trên máy Mac?
QuickBooks Desktop là phần mềm kế toán rất hoàn chỉnh được thiết kế cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, người làm việc tự do và phòng tài chính để dễ dàng theo dõi doanh số, mua hàng, ngân hàng, thuế và bảng lương. Sức mạnh và tính ổn định của nó khiến nó trở nên lý tưởng nếu bạn muốn làm việc cục bộ trên máy Mac của mình. và duy trì quyền kiểm soát trực tiếp đối với quá trình cài đặt, tệp và hiệu suất.
Nếu bạn đang thắc mắc liệu có nên cài đặt hay không thì câu trả lời thường là có đối với hầu hết các doanh nghiệp cần báo cáo đáng tin cậy, khả năng kiểm soát của người dùng và các tính năng chuyên nghiệp. Điều quan trọng là chọn đúng phiên bản (Pro, Premier hoặc Enterprise) tùy thuộc vào quy mô và quy trình của công ty bạn và trước tiên hãy kiểm tra xem nhóm của bạn có đáp ứng các yêu cầu hay không.
Trước khi cài đặt: những điểm chính bạn nên kiểm tra
Lên kế hoạch trong năm phút sẽ giúp bạn tiết kiệm hàng giờ đồng hồ. Trước khi bắt đầu cài đặt, hãy xem xét và chuẩn bị sẵn sàng các khía cạnh này. Bạn sẽ tránh được tình trạng tắc nghẽn và có một triển khai sạch hơn.
- Yêu cầu hệ thống: Kiểm tra trên trang web chính thức của Intuit xem máy Mac của bạn có đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về phiên bản macOS, bộ nhớ và dung lượng ổ đĩa cho phiên bản QuickBooks Desktop dành cho Mac của bạn hay không. Trên Windows, hãy thực hiện tương tự nếu bạn làm việc trong môi trường hỗn hợp.
- Loại hình kinh doanh: Hãy suy nghĩ về những tính năng bạn cần (quản lý kho, dự án, báo cáo nâng cao, nhiều người dùng). Điều này sẽ giúp bạn xác định phiên bản nào phù hợp nhất.
- Sửa đổi chính xác: Chọn Pro, Premier hoặc Enterprise tùy theo khối lượng và độ phức tạp. Lựa chọn khôn ngoan ngay bây giờ sẽ ngăn chặn việc di chuyển không cần thiết sau này.
- Biên lai: Hãy chuẩn bị sẵn email xác nhận, số sản phẩm và số giấy phép. Bạn sẽ cần chúng để kích hoạt.
- Người dùng và quyền truy cập: Quyết định ai sẽ sử dụng và với quyền hạn gì. QuickBooks cho phép bạn xác định vai trò cho chủ sở hữu, kế toán và nhân viên hành chính.
- Sao lưu: Sao lưu dữ liệu quan trọng trước khi cài đặt hoặc cập nhật. Có bản sao lưu sẽ giúp bạn an toàn nếu có sự cố xảy ra..
- Kết nối Internet: Đảm bảo bạn có kết nối ổn định để tải xuống trình cài đặt, xác thực giấy phép và áp dụng bản cập nhật.
- Quyền cài đặt: Cài đặt bằng tài khoản có quyền quản trị viên trên máy Mac (hoặc trên Windows nếu có).
- Phiên bản trước: Nếu bạn đang nâng cấp từ phiên bản khác, hãy xác nhận khả năng tương thích và làm theo trình hướng dẫn được đề xuất để di chuyển tệp công ty của bạn một cách suôn sẻ.
- Hình thành cơ bản: Nếu đây là lần đầu tiên bạn sử dụng phần mềm kế toán, hãy dành thời gian để làm quen với thuật ngữ và quy trình làm việc. QuickBooks cung cấp các nguồn tài nguyên học tập chính thức điều đó sẽ rất tốt cho bạn.
Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về chi phí và lợi ích của điện toán đám mây, bạn có thể tham khảo tài liệu được trích dẫn trong tài liệu gốc: https://ebetterbooks.com/es/coste-y-la-rentabilidad-con-quickbooks-online/. Nó cung cấp bối cảnh về các mô hình đăng ký và trả lại.
Cài đặt từng bước trên máy Mac (và các phiên bản tương đương trên Windows)
Dưới đây, bạn sẽ thấy các bước cài đặt được đề xuất trong tài liệu QuickBooks, được điều chỉnh cho macOS và các phiên bản tương đương của Windows nếu có. Thực hiện theo thứ tự và không đóng trình cài đặt cho đến khi hoàn tất.
- Kiểm tra các yêu cầu: Truy cập trang web chính thức của Intuit dành cho phiên bản QuickBooks Desktop của bạn và xác nhận tính tương thích với phiên bản macOS, RAM và dung lượng ổ đĩa khả dụng. Trên Windows, hãy kiểm tra thông số kỹ thuật của CPU, .NET và các thành phần khác.
- Mua giấy phép: Mua QuickBooks Desktop từ trang web Intuit hoặc đại lý được ủy quyền. Chọn phiên bản (Pro, Premier, Enterprise) và số lượng người dùng. Giữ lại số sản phẩm và giấy phép.
- Tải xuống trình cài đặt: Đăng nhập vào tài khoản Intuit của bạn và tải xuống trình cài đặt cho Mac nếu bạn định sử dụng trên macOS (hoặc trình cài đặt cho Windows nếu có). Hãy chắc chắn rằng bạn chọn đúng nền tảng trước khi tải tệp xuống.
- Chạy trình cài đặt: Trên máy Mac, hãy mở tệp .dmg và kéo biểu tượng QuickBooks vào thư mục Ứng dụng. Trên máy Windows, hãy nhấp đúp vào tệp .exe và làm theo hướng dẫn. Không ngắt kết nối mạng trong bước này.
- Chấp nhận thỏa thuận cấp phép: Xem lại các điều khoản và điều kiện và xác nhận để tiếp tục. Đây là bước bắt buộc trên cả macOS và Windows. Việc cài đặt sẽ không được tiến hành nếu không có sự chấp thuận..
- Loại cài đặt: Trình cài đặt có thể cung cấp chế độ cài đặt Nhanh (mặc định) hoặc Tùy chỉnh. Trên máy Mac, trải nghiệm thường đơn giản hơn; trên Windows, Tùy chỉnh cho phép bạn thay đổi đường dẫn và tùy chọn. Nếu còn băn khoăn, hãy chọn Express..
- Nhập giấy phép và sản phẩm: Khi được nhắc, hãy ghi lại chính xác số sản phẩm và số giấy phép như trên xác nhận mua hàng. Kiểm tra từng chữ số để tránh sai sót.
- Chọn vị trí: Trên máy Mac, thao tác kéo vào mục Ứng dụng sẽ đặt nó vào thư mục mặc định. Trên Windows, bạn có thể chấp nhận đường dẫn mặc định hoặc chọn một đường dẫn khác. Sử dụng đường dẫn mặc định giúp đơn giản hóa các bản cập nhật trong tương lai.
- Chờ cho nó kết thúc: Để trình cài đặt sao chép và đăng ký tất cả các thành phần. Quá trình này có thể mất vài phút tùy thuộc vào máy tính của bạn. Không ép buộc đóng hoặc làm gián đoạn quá trình.
Trợ lý đóng cửa: Khi bạn thấy thông báo xác nhận, hãy nhấp vào Hoàn tất. Trên máy Mac, bạn có thể mở QuickBooks từ Launchpad hoặc Ứng dụng. Lần mở đầu tiên có thể mất nhiều thời gian hơn để chuẩn bị môi trường.
Gỡ cài đặt và cài đặt lại QuickBooks Desktop theo cách thủ công
Nếu bạn cần sửa chữa cài đặt hoặc thực hiện cài đặt lại sạch, đây là các quy trình được nêu trong tài liệu gốc. Chúng tôi đã bao gồm quy trình làm việc của Windows nguyên bản, cùng với các quy trình tương đương cho macOS. Đọc mọi thứ trước khi bắt đầu và sao lưu các tệp công ty của bạn.
Gỡ cài đặt chương trình
- Trên Windows: Nhấn Windows + R, nhập Control Panel và nhấn Enter. Vào Chương trình và Tính năng > Gỡ cài đặt chương trình. Chọn phiên bản QuickBooks Desktop của bạn và chọn Gỡ cài đặt/Thay đổi. Làm theo hướng dẫn đến cuối.
- Lưu ý về Windows: Nếu bạn không thấy tùy chọn này, hãy đăng xuất và đăng nhập lại với tư cách quản trị viên. Cần có quyền cao hơn để xóa phần mềm.
- Trên macOS: Đóng QuickBooks, mở Finder > Applications và kéo QuickBooks vào Thùng rác. Sau đó, trong Finder, nhấp vào Go > Go to Folder và chọn ~/Library/Application Support/ và ~/Library/Preferences để xóa bất kỳ tệp Intuit/QuickBooks nào còn sót lại nếu bộ phận hỗ trợ khuyến nghị. Dọn sạch Thùng rác.
Khi quá trình gỡ cài đặt hoàn tất, hãy khởi động lại máy tính trước khi tiếp tục. Khởi động lại sẽ giải phóng các tiến trình và khóa đang sử dụng.
Đổi tên thư mục cài đặt (Windows) hoặc dọn dẹp các tệp còn sót lại (Mac)
- Windows: Mở File Explorer và tìm các thư mục QuickBooks của bạn. Đổi tên chúng bằng cách thêm .old vào cuối để trình cài đặt lại tạo ra các đường dẫn rõ ràng. Các đường dẫn phổ biến:
- C:\\ProgramData\\Intuit\\QuickBooks (năm)
- C:\\Users\\(người dùng hiện tại)\\AppData\\Local\\Intuit\\QuickBooks (năm)
- C:\\Program Files\\Intuit\\QuickBooks (năm)
- C:\\Program Files (x86)\\Intuit\\QuickBooks (năm) trên hệ thống 64-bit
- hệ điều hành Mac: Nếu bạn cần dọn dẹp sâu hơn sau khi gỡ cài đặt, hãy kiểm tra ~/Library/Application Support/Intuit/ và ~/Library/Preferences/ để tìm các tệp liên quan và di chuyển chúng vào Thùng rác. Đừng xóa tệp .qbw nếu đó là nơi bạn lưu trữ thông tin công ty..
Nếu bạn thấy lỗi "Truy cập bị từ chối khi đổi tên thư mục" (Windows)
- Mở Trình quản lý tác vụ bằng Ctrl + Shift + Esc.
- Trên tab Quy trình, sắp xếp theo Tên và tìm: QBDBMgrN.exe, QBDBMgr.exe, QBCFMonitorService.exe, Qbw32.exe.
- Chọn từng mục và nhấn Hoàn tất quy trình. Xác nhận thông báo cảnh báo khi nó xuất hiện. Thao tác này sẽ xóa các khối để bạn có thể đổi tên.
Về việc bảo trì và thay đổi hệ thống, bạn có thể quan tâm đến phần được đề cập trong tài liệu: "Dấu hiệu của việc nâng cấp hệ thống kế toán là gì?". Phát hiện sớm nhu cầu cập nhật sẽ ngăn ngừa các vấn đề về hiệu suất và khả năng tương thích..
cài đặt lại sạch sẽ
- Từ phương tiện vật lý: Nếu bạn có DVD/USB, hãy cắm vào và khởi chạy trình cài đặt theo hướng dẫn trên màn hình.
- Tải xuống chính thức: Nếu bạn mua trực tuyến, hãy đăng nhập vào tài khoản Intuit của bạn và tải xuống phiên bản QuickBooks chính xác. Luôn sử dụng nguồn chính thức để tránh các trình cài đặt lỗi thời.
- Trong quá trình này, hãy nhập số sản phẩm và số giấy phép khi được yêu cầu. Hãy đảm bảo nhập chính xác như hiển thị.
- Chọn loại cấu hình phù hợp nhất với môi trường của bạn và nhấp vào Cài đặt.
- Sau khi hoàn tất, bạn sẽ có thể mở QuickBooks. Nếu bạn đang cài đặt trên máy chủ Windows, hãy nhớ mở Trình quản lý máy chủ cơ sở dữ liệu. để chia sẻ các tập tin của công ty.
Kích hoạt QuickBooks
- Mở QuickBooks.
- Vào menu Trợ giúp và chọn Kích hoạt QuickBooks Desktop.
- Làm theo các bước của trình hướng dẫn để xác minh thông tin của bạn và hoàn tất quá trình kích hoạt. Nếu không kích hoạt, bạn sẽ không thể sử dụng tất cả các tính năng.
Thiết lập ban đầu trên máy Mac: công ty, biểu đồ tài khoản và thông tin chính
Sau khi chương trình được cài đặt và kích hoạt trên máy Mac, đã đến lúc thiết lập nền tảng. Bắt đầu với trình hướng dẫn Thiết lập Công ty để xác định tên công ty, mã số thuế, chế độ thuế, loại tiền tệ và tùy chọn của bạn. Bạn càng trình bày phần này chi tiết thì báo cáo sau này bạn nhận được sẽ càng tốt hơn..
Bước tiếp theo là tùy chỉnh Biểu đồ Tài khoản. Tạo tài khoản cho doanh số, chi phí, ngân hàng, tài sản và nợ phải trả theo doanh nghiệp của bạn. Đừng ngần ngại thêm tài khoản phụ nếu bạn cần chi tiếtQuickBooks xử lý hệ thống phân cấp kế toán rất tốt.
Nhập hoặc đăng ký cơ sở dữ liệu khách hàng và nhà cung cấp của bạn. Bạn có thể nhập chúng từ tệp CSV hoặc nhập thủ công. Hoàn thành các trường như điều khoản thanh toán, Mã số thuế GTGT/Mã số thuế và địa chỉ để đẩy nhanh việc thanh toán và đối chiếu.
Cấu hình thuế và loạt hóa đơn. Trên macOS, các tùy chọn được nhóm gọn gàng trong menu QuickBooks. Xác định mức thuế GTGT, mức khấu trừ và mẫu tài liệu phù hợp với hoạt động của bạn.
Bắt đầu: thanh toán, mua hàng, ngân hàng và báo cáo
Để tạo hóa đơn, hãy tạo sản phẩm hoặc dịch vụ, đặt giá và thuế, rồi xuất hóa đơn từ Khách hàng > Tạo hóa đơn. Kích hoạt lời nhắc thanh toán tự động nếu chúng giúp bạn cải thiện ngân khố của mình.
Trong Mua hàng và Công nợ phải trả (Hóa đơn), hãy ghi lại hóa đơn nhà cung cấp, chỉ định tài khoản chi phí chính xác và đặt ngày đến hạn. Sử dụng lịch thanh toán giúp bạn tiết kiệm lãi suất và phụ phí.
Đối chiếu ngân hàng là chìa khóa: kết nối ngân hàng của bạn nếu có hoặc nhập sao kê theo định dạng tương thích. Đánh dấu các giao dịch và thêm ghi chú nếu cần. Việc đối chiếu hàng tháng có kỷ luật sẽ tiết kiệm được nhiều giờ vào thời điểm đóng sổ..
Khám phá các báo cáo: lãi lỗ, bảng cân đối kế toán, dòng tiền, thời hạn công nợ phải thu, v.v. Tùy chỉnh theo ngày, trung tâm chi phí và bộ lọc. Lưu các báo cáo yêu thích của bạn để truy cập chúng chỉ bằng hai cú nhấp chuột.
Nếu bạn quản lý bảng lương, hãy xem xét các tùy chọn của QuickBooks phù hợp với khu vực và yêu cầu pháp lý của bạn. Tùy thuộc vào quốc gia, có thể cần các tiện ích bổ sung hoặc tích hợp cụ thể. Xác minh việc tuân thủ thuế trước khi xử lý lương.
Mẹo bảo trì và thực hành tốt nhất
Sao lưu thường xuyên tệp công ty (.qbw) của bạn vào một vị trí an toàn, tốt nhất là có chế độ xoay vòng và bên ngoài máy Mac của bạn (ổ đĩa ngoài hoặc đám mây được mã hóa). Một bản sao lưu đã được kiểm tra là chính sách bảo hiểm của bạn.
Luôn cập nhật QuickBooks. Trên máy Mac, hãy kiểm tra bản cập nhật trong menu của ứng dụng; trên Windows, trình cập nhật sẽ đề xuất bản cập nhật khi bạn mở ứng dụng. Cập nhật sửa lỗi và cải thiện khả năng tương thích.
Nó hoạt động với người dùng và quyền. Nó giới hạn quyền truy cập vào các chức năng nhạy cảm và ghi lại nhật ký ai làm gì. Kiểm soát thay đổi cải thiện khả năng truy xuất tài chính và kế toán.
Ghi lại các quy trình nội bộ: luồng thanh toán, phê duyệt mua hàng, đối chiếu và đóng sổ. Một hướng dẫn nội bộ giúp tránh sự phụ thuộc vào một người duy nhất..
QuickBooks Online: một giải pháp thay thế dựa trên nền tảng đám mây và các nguồn đào tạo
Nếu bạn muốn làm việc ở bất cứ đâu mà không cần cài đặt bất cứ thứ gì, QuickBooks Online của Intuit rất phổ biến trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Hoa Kỳ và Canada vì giá cả và phạm vi chức năng của nó. Cung cấp Thiết lập Công ty, Biểu đồ Tài khoản, Khách hàng & Nhà cung cấp, Hóa đơn, Phiếu chi, Báo cáo, Bảng lương và nhiều hơn nữa.
Có tài liệu học tập chuyên biệt bằng tiếng Tây Ban Nha với thuật ngữ kép (Anh-Tây Ban Nha) giúp việc học tập trở nên dễ dàng hơn nếu bạn sử dụng giao diện kết hợp. Tài liệu này thường bao gồm quyền truy cập vào một công ty mẫu để thực hành miễn phí và, như một phần thưởng, liên kết đến phiên bản PDF với đồ họa tuyệt đẹp. Thực hành có hướng dẫn giúp bạn học nhanh hơn.
Hỗ trợ và giúp đỡ nếu bạn gặp khó khăn
Nếu bạn gặp bất kỳ lỗi nào trong quá trình cài đặt, kích hoạt hoặc sử dụng, trước tiên hãy tham khảo tài nguyên và cơ sở kiến thức chính thức của QuickBooks. Để được hỗ trợ trực tiếp, tài liệu gốc sẽ hướng dẫn bạn liên hệ bộ phận hỗ trợ qua điện thoại theo số +1-802-778-9005 và email support@ebetterbooks.com. Liên hệ với bộ phận hỗ trợ có thể giúp bạn tiết kiệm nhiều giờ khi phát sinh sự cố bất thường..
Bạn sẽ có thể cài đặt QuickBooks trên máy Mac, tùy chỉnh cho phù hợp với quy trình làm việc và bắt đầu sử dụng ngay lập tức. Bạn cũng đã được hướng dẫn cách gỡ cài đặt và cài đặt lại an toàn, những điều cần kiểm tra trước khi bắt đầu và cách sắp xếp các quy trình chính (hóa đơn, mua hàng, giao dịch ngân hàng và báo cáo). Với sự chuẩn bị tốt, sao lưu thường xuyên và một chút kỷ luật, QuickBooks sẽ trở thành người bạn đồng hành lý tưởng cho công việc kế toán của bạn..