Ngày nay, quản lý tài liệu kỹ thuật số đã trở thành nhu cầu hàng ngày đối với sinh viên, chuyên gia và người dùng thiết bị di động Apple. Cho dù vì lý do công việc, học tập hay cá nhân, việc có một công cụ hiệu quả để số hóa giấy tờ và văn bản vật lý tạo nên sự khác biệt lớn trong tổ chức và năng suất. Đây là nơi các ứng dụng iOS và iPadOS gốc, chẳng hạn như Notes and Files, cùng với một số giải pháp thay thế được đề xuất, đóng vai trò quan trọng. Hãy cùng xem xét từng bước sau: Cách quét tài liệu trong Notes trên iOS và iPadOS.
Nếu bạn có iPhone, iPad hoặc thậm chí là iPod touch và đã từng tự hỏi làm thế nào bạn có thể Quét tài liệu dễ dàng mà không cần cài đặt bất kỳ ứng dụng nào khácBài viết này sẽ đóng vai trò là hướng dẫn chi tiết. Bạn sẽ học từng bước cách thực hiện quét chuyên nghiệp, cách tận dụng tối đa các tính năng gốc và các ứng dụng thay thế tốt nhất, cách ký và chia sẻ tệp kỹ thuật số của bạn và các mẹo hữu ích tạo nên sự khác biệt trong cuộc sống hàng ngày của bạn.
Quét tài liệu trong Notes trên iOS và iPadOS: Phương pháp gốc dễ nhất
Ứng dụng Notes của Apple không chỉ dùng để viết danh sách hoặc lưu lại những suy nghĩ nhanh. Đối với một số phiên bản iOS và iPadOS, ứng dụng này đã tích hợp khả năng quét tài liệu vật lý trực tiếp bằng máy ảnhĐiều tuyệt vời nhất là quá trình này thực sự trực quan, nhanh chóng và không yêu cầu bất kỳ tải xuống bổ sung nào.
- Mở ứng dụng Ghi chú trên iPhone hoặc iPad của bạn và chọn ghi chú hiện có hoặc tạo ghi chú mới để thêm bản quét.
- Nhấn biểu tượng máy ảnh mà bạn có thể tìm thấy ở thanh dưới cùng (trên iPhone) hoặc ở góc trên bên phải (trên iPad).
- lựa chọn "Quét tài liệu"Máy ảnh sẽ mở và sẵn sàng chụp tờ giấy, hợp đồng hoặc bất kỳ văn bản in nào của bạn.
- Đặt tài liệu trước máy ảnh. Nếu bạn có tự động quét được kích hoạtỨng dụng sẽ phát hiện giấy và tự động chụp. Nếu bạn muốn tự chụp, chỉ cần nhấn nút chụp hoặc một trong các nút âm lượng.
- Sau khi uống nó, bạn có thể điều chỉnh góc để cắt hình ảnh và điều chỉnh cho vừa vặn với kích thước tài liệu.
- Khi bạn hài lòng, hãy nhấp vào "Giữ tệp đã quét" và sau đó, nếu bạn muốn thêm nhiều trang hơn vào cùng một tài liệu, hãy lặp lại quy trình.
- Để hoàn tất, hãy nhấn vào "Tiết kiệm"Bản quét sẽ được nhúng trực tiếp vào ghi chú của bạn.
Ngoài phương pháp này, bạn cũng có thể sử dụng những cách khác trong Notes để quét. Ví dụ, trong một ghi chú mở, nếu bạn nhấn Nút "Thêm" (ba dấu chấm), bạn sẽ thấy tùy chọn quét tài liệu, rất tiện lợi nếu bạn đang viết hoặc chỉnh sửa nội dung.
Bạn có thể làm gì nữa sau khi quét tài liệu?
Sau khi giấy tờ được số hóa, Notes cung cấp cho bạn một số công cụ bổ sung để hoàn thiện việc quản lý tệp:
- Ký tài liệu kỹ thuật số: Mở bản quét bạn vừa lưu, chạm vào biểu tượng đánh dấu (trông giống như một cây bút), sau đó chọn biểu tượng “+”. Chọn "Vững chãi" để thêm tiêu chí đã lưu hoặc tạo tiêu chí mới bằng ngón tay của bạn hoặc, trong trường hợp iPad, bằng Apple Pencil.
- Chia sẻ bản quétTừ ghi chú, bạn có thể gửi tài liệu qua Tin nhắn, Thư, WhatsApp hoặc thậm chí tải lên các dịch vụ đám mây như iCloud Drive, Google Drive hoặc Dropbox.
- Tạo PDF tự động:Khi bạn xuất tài liệu đã quét từ Notes, tài liệu đó sẽ được gửi ở định dạng PDF, giúp bạn dễ dàng in hoặc lưu trữ chuyên nghiệp.
Quét tài liệu bằng ứng dụng Files: một giải pháp thay thế gốc khác
Không phải ai cũng biết rằng ứng dụng Files, cũng được tích hợp sẵn trong iOS và iPadOS, có hệ thống quét tài liệu riêng. Ứng dụng này có thể giúp gì cho bạn? Chủ yếu là để lưu tài liệu đã quét. trực tiếp đến một thư mục trên thiết bị của bạn hoặc đến bất kỳ dịch vụ lưu trữ đám mây nào tương thích, chẳng hạn như iCloud, Google Drive hoặc Dropbox.
- Mở ứng dụng Lưu trữ và đi đến thư mục mà bạn muốn lưu trữ bản quét (ví dụ: “Trên iPhone của tôi” hoặc “iCloud Drive”).
- Nhấp vào khoảng trống cho đến khi menu ngữ cảnh xuất hiện.
- lựa chọn "Quét tài liệu"Nếu bạn không nhìn thấy ngay từ cái nhìn đầu tiên, bạn có thể cần nhấn mũi tên bên phải để hiển thị thêm tùy chọn.
- Máy ảnh của bạn sẽ được kích hoạt, đóng khung tài liệu và nhấn nút chụp.
- Điều chỉnh các cạnh và khi đã hài lòng, hãy nhấp vào "Tiết kiệm".
Bằng cách này, tài liệu được quét sẽ xuất hiện dưới dạng PDF bên trong thư mục đã chọn, với tên mặc định là "Tài liệu được quét". Nếu muốn, bạn có thể đổi tên, di chuyển hoặc chia sẻ tài liệu này tùy theo nhu cầu.
Có thể quét văn bản trực tiếp vào ghi chú không?
Ngoài việc quét tài liệu dưới dạng hình ảnh hoặc PDF, chức năng "quét văn bản" cho phép bạn Số hóa và chuyển đổi bất kỳ nội dung viết tay hoặc đánh máy nào thành văn bản có thể chỉnh sửa bạn có trong tay. Ví dụ, nếu bạn đang ghi lại số điện thoại trên một tờ giấy hoặc cần số hóa nhanh một địa chỉ, bạn có thể:
- Mở Ghi chú và tạo ghi chú mới hoặc nhập ghi chú hiện có.
- Nhấn vào biểu tượng máy ảnh và chọn tùy chọn «Quét văn bản».
- Hướng camera vào nội dung đã viết. Khi hệ thống phát hiện văn bản, nó sẽ cho phép bạn chèn trực tiếp vào ghi chú bằng cách chạm vào "Chèn".
Tính năng này sử dụng công cụ OCR của Apple, có khả năng nhận dạng cả văn bản đánh máy như một bản thảo (miễn là có thể đọc được bằng camera). Sau khi quét, bạn có thể chỉnh sửa, sửa lỗi và sử dụng trong ghi chú hoặc tài liệu của mình. Để tìm hiểu thêm về cách tận dụng tối đa tính năng này, chúng tôi khuyên bạn nên xem bài viết này. Hướng dẫn quét bằng iPhone.
Những hạn chế của máy ảnh tiêu chuẩn để quét văn bản
Nếu bạn sử dụng Android, bạn có thể đã quen với việc quét văn bản bằng cách chỉ cần hướng camera vào tài liệu; trên một số thiết bị, như Xiaomi, tính năng này hoạt động ngay lập tức và văn bản được trích xuất sẽ xuất hiện ngay lập tức. Trên iOS, điều này thay đổi: Mặc dù bạn nhìn thấy một hộp khi lấy nét vào một tờ giấy, nhưng đó chỉ là lấy nét tự động chứ không phải là quét văn bản thực sự.
Do đó, Để quét văn bản trên iPhone hoặc iPad, bạn cần sử dụng Ghi chú hoặc ứng dụng quét., không phải ứng dụng Camera chung. Điều này rất quan trọng để tránh nhầm lẫn hoặc lãng phí thời gian tìm kiếm một tính năng không tồn tại trực tiếp trong camera. Để so sánh các ứng dụng và tính năng, bạn có thể truy cập vào đây So sánh giữa Freeform và các ứng dụng khác.
Ứng dụng được đề xuất để quét tài liệu trên iOS
Nếu bạn đang tìm kiếm nhiều tùy chọn hơn ngoài các tùy chọn gốc, App Store cung cấp một số ứng dụng chuyên biệt mang lại nhiều lợi ích bổ sung, từ định dạng xuất tùy chỉnh đến các công cụ nhận dạng và chỉnh sửa nâng cao:
iScanner
một ứng dụng Hoàn toàn bằng tiếng Tây Ban Nha và miễn phí tải xuống, mặc dù có chứa các giao dịch mua trong ứng dụng. Nó cho phép quét tài liệu thành PDF hoặc JPEG và dễ dàng thêm chữ ký điện tử. Nó cũng quản lý nhiều tài liệu nhiều trang thành một tệp PDF duy nhất, rất phù hợp cho các báo cáo dài hoặc bài thuyết trình chuyên nghiệp.
Ống kính Microsoft Office
Ứng dụng Microsoft này nổi tiếng vì khả năng cải thiện hình ảnh tài liệu và bảng trắng. Nó sử dụng trí tuệ nhân tạo để xác định và tối ưu hóa văn bản, chụp danh thiếp và lưu mọi thứ ở định dạng PDF, Word, PowerPoint hoặc Excel. Bạn cũng có thể dễ dàng lưu trực tiếp vào OneNote, OneDrive hoặc danh bạ.
Máy quay phim
Có lẽ được biết đến nhiều nhất trong số những người dùng Apple, CamScanner nổi bật với khả năng cắt xén thông minh và tự động cải thiệnHệ thống OCR dễ dàng trích xuất văn bản và quản lý các bản quét nhiều trang trong một tệp duy nhất. Bạn cũng có thể chèn chữ ký điện tử, giống như trong iScanner.
Các khả năng khác: tạo PDF, in và chia sẻ
Các giải pháp gốc và nhiều ứng dụng được đề xuất tự động tạo tệp PDF sau khi quá trình quét hoàn tất. Sau đó, bạn có thể xuất các tệp PDF này trực tiếp sang các ứng dụng như Adobe Acrobat hoặc PDF Expert và thậm chí in chúng qua Wi-Fi từ thiết bị Apple của bạn. Chỉ cần nhấn và giữ tài liệu, tìm tùy chọn "Chia sẻ" trong menu và chọn "In". Chọn máy in của bạn, chọn màu, số bản sao và trang và bạn đã hoàn tất.
Nếu bạn cần xuất bản quét sang định dạng khác như JPEG, bạn sẽ cần sử dụng ứng dụng của bên thứ ba vì các công cụ gốc chỉ hoạt động với PDF.
Mẹo để quét hoàn hảo trên iOS và iPadOS
- Làm sạch máy ảnh trước khi quét, do đó tránh được tình trạng nhòe hoặc mờ trong tài liệu cuối cùng.
- Đặt tài liệu trên một bề mặt phẳng, đủ ánh sáng để nhận dạng tự động có thể đóng khung tốt và văn bản có thể đọc được.
- Nếu bạn quét nhiều trang, hãy sử dụng tùy chọn để thêm nhiều bản quét trước khi lưu.
- Xem lại cài đặt màu sắc và cắt xén sau khi chụp để đảm bảo chất lượng và loại bỏ các nền không cần thiết.
Ký các tài liệu được quét từ iOS
Việc ký tài liệu từ Notes hoặc Files đặc biệt hữu ích cho các tác vụ nhanh. Sau khi quét, chỉ cần chạm vào biểu tượng đánh dấu, chọn tùy chọn chữ ký, tạo chữ ký của bạn (bạn có thể thực hiện việc này bằng ngón tay hoặc Apple Pencil) và đặt chữ ký vào vị trí thích hợp. Bạn có thể điều chỉnh kích thước và vị trí theo ý thích trước khi lưu các thay đổi. Để mở rộng kỹ thuật này, bạn có thể xem lại hướng dẫn này. Hướng dẫn đăng nhập từ iPhone hoặc iPad.
Còn quyền riêng tư và bảo mật thì sao?
Apple đặc biệt chú trọng đến việc bảo vệ thông tin cá nhân. Mọi thứ bạn quét trong Ghi chú hoặc Tệp đều được lưu cục bộ và nếu bạn tải lên iCloud, chúng sẽ tự động được mã hóa.Các ứng dụng của bên thứ ba thường cũng có hệ thống mã hóa, nhưng bạn nên xem xét kỹ các quyền và chính sách bảo mật của họ trước khi sử dụng, đặc biệt là nếu bạn đang quét các tài liệu nhạy cảm.
Như bạn đã thấy, với cả các công cụ của iOS và iPadOS và các ứng dụng chuyên biệt, Quét tài liệu và văn bản trên iPhone hoặc iPad nhanh chóng, an toàn và có thể tùy chỉnh hoàn toàn.Tích hợp với các ứng dụng Apple và dịch vụ đám mây khác giúp lưu trữ, chỉnh sửa và gửi dễ dàng. Để biết thêm chi tiết, bạn có thể truy cập trang này. Hướng dẫn nâng cao về cách quét bằng iPad của bạn.
